Skrbnik strokovnih dogodkov m/ž

Poslanstvo skrbnika strokovnih dogodkov je poskrbeti za profesionalno izvedeno in zapomljivo prijetno izkušnjo naših strank (udeleženci, govorci, pokrovitelji) od prvega stika do zaključka po dogodku. Poskrbiš tudi za odlično organizacijsko in logistično izvedbo dogodkov ter uspešna sodelovanja sponzorjev, dobaviteljev in ekipe. Zato boš odgovoren za:

• dobro načrtovano, organizirano in strukturirano izvedbo delno digitaliziranih procesov izvedbe dogodkov, evropskih projektov in komuniciranja s strankami, 
• podporo pri administrativno-organizacijskih nalogah direktorice,
• hkrati boš podporno vključen v vse dogodke podjetja, ki jih boš lahko soustvarjal in z njimi rastel. 

Kako bo videti tvoj vsakdan v podjetju Prosperia?

• odgovarjali boste na e-pošto, sprejemali klice in dogovarjali sestanke,
• skrbeli boste za procese prijav in izdajanja računov,
• pripravljali adreme, skrbeli za bazo strank,
• pripravljali dopise in vabila,
• objavljali in urejali novičke na spletni strani, socialnih omrežjih
• pripravljali in pošiljali masovna (elektronska) sporočila za dogodke,
• načrtovali (organizacijski / finančni načrt) in poskrbeli za izvedbo dogodkov (virtualnih in v živo): rezervacija prostora ali skrb za tehnično platformo dogodka, koordinacija z ekipo dogodka, pridobivanje ponudb in naročanje storitev, podpora udeležencem, koordinacija in skrb za govorce, sponzorje, prevoze, PPT-je, vprašalnike in poročila dogodkov …,
• skrbeli za dosledno uporabo CGP-ja podjetja in se usklajevali z oblikovalcem,
• nudili logistično-organizacijsko podporo direktorici (zabeležke sestankov, koledar, dogovori za sestanke, priprava ponudb ipd.),
• sodelovali pri administrativni podpori na Evropskih projektih,
• skrbeli za urejeno dokumentacijo, zapis internih in eksternih procesov Prosperie.

Iščemo osebo, ki je:

• organizirana, ciljno orientirana in se drži časovnih rokov,
• natančna in zna delati s tabelami ter digitalnimi orodji,
• prilagodljiva, iznajdljiva, samoiniciativna, dobro deluje v občasnih stresnih situacijah izvedbe dogodka in išče napredne rešitve,
• ima rada raznovrstno delo in se pri tem dobro znajde, tudi, če je kaj nepredvidljivega,
• v delovno okolje vnaša odličnost, red in strukturo,
• zna biti del ekipe in tudi samostojna,
• se je pripravljena učiti novih organizacijskih in digitalnih pristopov in
• ima nekaj znanja ali pa dober smisel za marketing. 

Znanje, izkušnje in kompetence:

• tehnična podkovanost v okolju Microsoft Office (Power Point, Word, Outlook, Excel); 
• izkušnje pri urejanju spletnih strani (WordPress, Woocommerce);
• izkušnje z orodji za e-mail marketing (npr. Mailchimp, ePrvak);
• iznajdljivost in digitalno-tehnična pismenost;
• veščine poslovne pisne in ustne komunikacije z različnimi tipi ljudi;
• sposobnost načrtovanja, soustvarjanja in evidentiranja procesov ter seznamov opravil, delo s tabelami;
• odlično znanje angleščine za poslovno rabo;
• zaželene izkušnje pri delu na Evropskih projektih (priprava časovnic in finančnih poročil);
• pripravljenost ali želja po marketinški specializaciji.

Zahtevana visokošolska izobrazba vsaj 1. stopnje ustrezne smeri; odprti smo za raznovrstne profile izobrazbe (ekonomija, marketing, naravoslovje …). Zaželena so vsaj tri leta delovnih izkušenj na področju organizacije dogodkov, marketinga ali podobnih področjih.

Ponujamo dinamično, sproščeno in razvojno delovno okolje, ki spodbuja pristope tudi izven znanega in udobnega ter hkrati ohranjanje ravnovesja med delom in sprostitvijo. Naše vrednote, ki jih živimo, so znanje, pogum, zaupanje in intuicija.

Z izbranim kandidatom nameravamo skleniti pogodbo za določen čas enega leta z možnostjo podaljšanja in s ciljem kasnejše sklenitve pogodbe za nedoločen čas.